「『Google Drive』にフォルダー作っておきましたので自由に使ってください」
と言われましても、そのフォルダーはそのままでは見ることさえできないのです。
なぜでしょうか?
それは、共有設定をしていないからです!
Google Driveの共有の仕方を教える記事を書きましたので、初心者の方に教えてあげてください。
Contents
アプリGoogle Drive
まずは、アプリ版のGoogle Driveをダウンロードしてスマートフォン・iPhoneに入れましょう。アイコンは、こちらです。
もちろん、Googleアカウントはとっていますよね?Googleアカウントを取得していないようでしたら、取ってください。
アカウント制作ページはこちら↓
Google Driveのアプリをタップして立ち上げます。
Google Driveの画面
右下の【+】マークが、新規作成ボタン。フォルダーや、ドキュメント(書類、ワード)、スプレッドシート(エクセル)、写真を入れるときにはこちらを押してください。
すでにある、フォルダーについているマークを見ていきましょう。
二つに分類されます。
共有の状況について
・人のマークが入っているものは、特定のユーザーだけを登録して共有しているもの
・マークがないものは、リンクさえ知っていたら誰でも共有できるもの
新規作成ボタンを押すと
フォルダー、ドキュメント、スプレッドシート、スライドが作ることができます。アップロードを選ぶと、スマホの中にはいっている書類や写真をGoogle Driveに入れることができます。【カメラを使用】を使えばカメラを立ち上げ直接、アップロードも可能です。
新しいフォルダを作る
まず、名前を入れます。
画面上に新しいフォルダーが追加されたら、設定を変更しましょう。このままでは、自分だけが見ることができるだけです。誰とも共有していない状況です。フォルダーの名前の【・・・】をクリックする。
移動、スターを付ける、名前を変更、削除などの基本的な設定変更もできます。そして、肝心な共有設定もこちらから。
【ユーザーを追加】アクセスできる人を追加できます。
【リンクの共有】フォルダ共有することができます
【リンクのコピー】フォルダの共有アクセスのためのURLがコピーされるので、メールやメッセンジャーにペーストして使いましょう。
細かく設定を見るには右側にある【i】のマークをタップ
詳細情報を見る
ファイルの種類、オーナー(持ち主)、(データのある)場所、作成日、最終更新日、アクセスできるユーザー、履歴などの詳細な情報が見ることができます。
デフォルト(最初の状態)では、リンク共有がOFFになっているので変更します。鍵マークの位置をタップすると、下記のようなに閲覧可能な共有状態に
リンクをしっている誰でも閲覧可能
目玉マークのこの状態では、リンクURLを知っていれば見ることはできます。閲覧が可能なだけで、変更することはできません。他人に変更されたくない、重要なファイルはこの設定にしておくとよいでしょう。
リンクをしっている誰でも編集可能
ペンマークでは、リンクさえしっていればフォルダー、ファイルなどが編集可能です。複数の人間とファイルを共有して協同作業するときには、この設定にしておきましょう。
リンクをコピー
共有設定が完了したら、【リンクをコピー】ボタンを押してURLをメールやメッセンジャー、LINEなどで教えてあげましょう。
これで、やっとGoogle Driveの中にあるものが共有フォルダーやファイルになるのです。この作業をしていないと、せっかくクラウド上にデータをアップしたのが無駄になってしまいます。
WEB版Google Drive
WEBブラウザー上で、操作するGoogle Driveも基本同じです。フォルダーやファイルを選択した状態(青くなっている状態)で右上の3つのマークをクリックして、操作をします。
【左のマーク】共有リンク確認
【人形+】共有する人を追加、共有設定の変更
【ゴミ箱】削除
【・・・】名前の変更、移動、ダウンロードなどの操作
まとめ
ぜひ、多くの人に共有してグーグルドライブを使いこなして、生産性を高めましょう!いちいち教えていたらこちらの時間ももったいないですよ!そんな気持ちでアップしてみました。